Möchten Sie in der Lehre oder für die Zusammenarbeit in Teams digitale Tools einsetzen, so gibt es hierfür mittlerweile eine große Vielfalt, oft in der Basisversion auch kostenfrei. Wichtig ist es, bereits vor der Nutzung die Datenschutzkonformität zu prüfen, weitere datenschutzrechtliche Anforderungen zu beachten sowie hierfür die hochschulinternen Prozesse zu kennen – oder zu etablieren. Ein 4-seitiges Papier fasst die wichtigsten Aspekte in einer erweiterten Checkliste zusammen.

Haben Sie in einer Online-Veranstaltung ein Aktivierungs-Tool wie etwa Kahoot, Mentimeter, Tweedback oder Surveymonkey kennen gelernt und würden dieses gern auch an Ihrer Hochschule nutzen? Oder möchten Sie im Team besser zusammenarbeiten und dafür ein digitales Kollaborations-Tool wie beispielsweise Collaboard, Conceptboard, Miro, Padlet oder Taskcard einsetzen? * Praktisch umzusetzen ist die Nutzung häufig sehr leicht und schnell. Bei vielen Diensten genügt eine kurze Registrierung, und los geht’s.

In rechtlicher Hinsicht gibt es einige Zwischenschritte vor der Nutzung, um datenschutzkonform vorzugehen. Das hängt damit zusammen, dass selbst einfach gestaltete Dienste fast immer datenschutzrechtliche Komponenten haben.

Beim Aufruf einer Website über einen Browser oder einer App innerhalb einer Anwendung wie MS Teams wird u. a. (mindestens) die IP-Adresse des Rechners der Nutzenden, also deren Netzwerkadresse, an die aufgerufene Website bzw. den Diensteanbieter übertragen. IP-Adressen sind laut Rechtsprechung und EU-Datenschutzgrundverordnung personenbezogene Daten, so dass die Nutzung entsprechender Tools bereits aus diesem Grund so gut wie immer datenschutzrelevant ist.

IP-Adressen des Rechners = personenbezogene Daten

Auf Kollaborations-Boards werden oft Namen von Teammitgliedern, deren Aufgaben, gelegentlich auch Fotos oder persönliche Auffassungen gespeichert. Zusätzlich speichern die Dienste häufig, wann oder wie lange sie genutzt wurden.

Einsatz digitaler Tools an Hochschulen gilt zumeist als Auftragsverarbeitung

Hinzu kommt, dass die Nutzung digitaler Anwendungen zwecks Kollaboration oder Aktivierung, zumindest sofern nicht selbst gehostet, datenschutzrechtlich sehr häufig als sog. Auftragsverarbeitung im Sinne von Artikel 28 DSGVO gilt. Das hängt damit zusammen, dass die Daten der Nutzenden auf Servern der Anbieter erfasst, gespeichert oder anderweitig verarbeitet werden.

Die Folge ist, dass der Einsatz digitaler Tools an Hochschulen bestimmte Prüf-, Dokumentations- und Informationspflichten mit sich bringt. Diese sollten, gerade auch mit Hinblick auf die oft knappen Ressourcen für Datenschutz und Datensicherheit, im Idealfall frühzeitig angegangen werden.

Prüf-, Dokumentations- und Informationspflichten gemäß DSGVO

Denken Sie die Datenschutzkonformität und auch Datensicherheit also immer mit, wenn Sie digitale Tools an Ihrer Hochschule nutzen möchten.   

Der unten verlinkte Beitrag sensibilisiert für wichtige Datenschutzaspekte, die Lehrende und sonstige Verantwortliche an Hochschulen, die den Einsatz bestimmter digitaler Tools in Betracht ziehen oder anstoßen möchten, im Blick haben sollten. Anhand einer erweiterten Checkliste werden relevante Schritte skizziert, die in der Regel erforderlich sind, bevor die Aktivierung oder Kollaboration mittels der Tools starten kann.

Kommen Sie zu der Einschätzung, dass die Tools, die Sie gern einsetzen würden, datenschutzrechtlich relevant sind, wenden Sie sich möglichst frühzeitig an den/die Datenschutzbeauftragte/n oder sonst für Datenschutzfragen Verantwortlichen an Ihrer Hochschule.

Checkliste (PDF, 4 S.) Digitale Tools für Lehre und Kollaboration – Datenschutzaspekte

*(Die Nennung der Tools ist beispielhaft; Es gibt sehr übersichtliche Listen mit digitalen Tools für die Lehre und Kollaboration, teils auch mit ersten Anmerkungen bzw. überschlägigen Einschätzungen zum Datenschutz, siehe z. B. hier: https://wiki.llz.uni-halle.de/Portal:Tools und hier: https://find-my-tool.io/.)

Credits für diesen Artikel:
Autorin: ANDREA SCHLOTFELDT, Lizenziert unter CC BY 4.0

ANDREA SCHLOTFELDT berät unsere Projekte zu allen Rechtsfragen, die bei der Produktion und Veröffentlichung von OER überhaupt aufkommen können. Sie kümmert sich auch um Datenschutzfragen und ist immer up to date, was neue Rechtsgrundlagen angeht. Außerdem twittert sie erfolgreich unter @medienrecht.